FAQ

  • Do czego służy przycisk „Wstaw szablon” przy pisaniu nowej wiadomości bądź odpowiedzi?

    Opcja wstawiania szablonu służy do stosowania gotowych wcześniej zdefiniowanych modeli odpowiedzi na pytania klientów. Dzięki korzystaniu z szablonów nie musimy powtarzających się odpowiedzi wpisywać ręcznie za każdym razem – wystarczy, że raz je zdefiniujemy i możemy potem korzystać z gotowej odpowiedzi.

    Przykład: pytanie od klienta: „Kiedy otrzymam zamówiony produkt?” Używamy wtedy gotowego szablonu odpowiedzi: „Towar wysyłany jest niezwłocznie po zaksięgowaniu wpłaty”. Ułatwiamy sobie w ten sposób pracę i skracamy czas odpowiedzi na wiadomość klienta.


     

  • Do czego w wiadomościach służy opcja „Dodaj notkę”?


    Opcja ta pozwala nam zapisywać ważne informacje dotyczące konkretnej wiadomości, które chcemy przekazać innej osobie mogącej zajmować się dalszą korespondencją z klientem. Mogą tu być umieszczane wytyczne przełożonych z instrukcją, jak postąpić w przypadku korespondencji danego klienta. Istotne jest to, że informacje zawarte w notatkach nie są widoczne dla klienta.

     

  • Czy można zapobiec wysłaniu równocześnie dwóch odpowiedzi na pytanie klienta?

    Zdecydowanie TAK. Nasza poczta korporacyjna jest skonstruowana w ten sposób, że w przypadku kiedy wchodzimy do wiadomości w momencie, gdy inny pracownik już odpowiada na danego e-maila, pojawia się informacja o tym, że pracownik o danym imieniu i nazwisku odpowiada już na tego e-maila. Zapobiega to właśnie sytuacji, w której klient mógłby otrzymać dwie odpowiedzi na swoje zapytanie.


     

  • Ile załączników i jakiej wielkości mogę dodać do wiadomości?


    W tej chwili do każdej wiadomości można dodać 3 załączniki, jednak w przyszłości nie jest wykluczone, że będzie to większa liczba. Nie ma limitu wagi załącznika, ale jest limit wagi dla całej wiadomości i wynosi on 20 MB.

     

  • Ile katalogów mogę ustawić w mojej usłudze Smartmail?

    W naszej usłudze nie ma limitu na utworzone katalogi. Można ich ustawić tyle, na ile jest zapotrzebowanie w danym momencie. Dzięki takiemu rozwiązaniu poczta przychodząca będzie jeszcze lepiej rozdzielona i zdecydowanie ułatwi to pracę z korespondencją.


     

  • Ile kont pocztowych mogę dodać w mojej usłudze Smartmail?


    W naszej usłudze nie ma limitu kont pocztowych, dzięki czemu wraz z rozwojem Państwa firmy i tworzeniem kolejnych kont pocztowych w firmie można je dodawać do usługi Smartmail. W ten sposób usługa w żaden sposób nie ogranicza rozwoju Państwa firmy.

     

  • Ilu użytkowników mogę dodać w mojej usłudze Smartmail?

    W naszej usłudze nie ma limitu kont użytkowników. W ten sposób nie blokujemy rozwoju firmy w postaci braku dostępu do poczty w nowo tworzonych działach czy dla nowych pracowników.


     

  • Jak dodać nowego użytkownika?


    Tworzeniem nowego użytkownika zajmuje się tylko użytkownik z uprawnieniami Administratora, poprzez wejście w Ustawienia → Użytkownicy panelu i następnie w zakładkę Dodaj nowego użytkownika. Następnie należy określić wszystkie parametry, jakie są wymagane dla każdego pracownika, m.in. login, hasło, uprawnienia dla konta, widoczny katalog dla użytkownika. Po uzupełnieniu wszystkich pół należy kliknąć Zapisz, aby konto zostało dodane do systemu.

     

  • Jaki jest limit pojemności skrzynki pocztowej w usłudze Smartmail?

    Roczny limit pojemności skrzynki pocztowej wybiera klient i kształtuje się to w ten sposób:

    1,2 GB – 600 zł netto
    3 GB – 1200 zł netto
    6 GB – 2400 zł netto
    12 GB – 3500 zł netto
    Powyżej 12 GB – cena ustalana indywidualnie


     

  • Czy zawartość folderu SPAM jest wliczana w mój limit pojemności skrzynki pocztowej?


    Zawartość folderu SPAM nie jest wliczana w roczny limit pojemności naszej skrzynki pocztowej, dzięki czemu nie tracimy naszej przestrzeni dyskowej na wiadomości, których nie chcemy otrzymywać. Należy jednak wziąć pod uwagę to, że wiadomości z folderu SPAM są usuwane po 90 dniach od daty otrzymania takiej wiadomości, aby nie wykorzystywały zbyt dużej ilości zasobów dyskowych.

     

  • Jak definiować stopkę dla moich wiadomości?

    Stopkę dla każdego konta może ustawić tylko użytkownik z uprawnieniami Administratora bezpośrednio przy zakładaniu nowego konta lub później, edytując ustawienia poszczególnego konta użytkownika z panelu w Ustawienia → Użytkownicy panelu.


     

  • Czy jest prowadzony podział wiadomości przychodzących?


    Tak. W naszej usłudze Administrator określa wg potrzeb, gdzie trafia konkretna korespondencja. Służy do tego opcja Reguły wiadomości. Metoda ta doskonale się sprawdza w firmie, gdzie klienci głównie kontaktują się poprzez formularz kontaktowy. Wiadomości wtedy są przydzielane do konkretnych folderów, dzięki czemu nie musimy się martwić o porządek w korespondencji.

     

  • Jak korzystać z opcji Reguły wiadomości?

    Musimy wejść w Ustawienia → Reguły wiadomości, a następnie w zakładkę „Dodaj regułę”. Na początek należy określić katalog, gdzie mają trafiać wiadomości, a potem należy podać wg czego mają być sortowane e-maile. Do wyboru w tej chwili mamy trzy opcje: e-mail odbiorcy, e-mail nadawcy, temat wiadomości.


     

  • Gdzie definiuje się etykiety i jak dodawać je do wiadomości?


    Etykiety definiujemy, wchodząc w Ustawienia → Etykiety, a następnie w zakładkę „Dodaj etykietę”. Określamy nazwę etykiety (np. Bardzo ważne) i parametr-kolor (red, blue, green itp.). Następnym krokiem jest nadanie etykiety dla wiadomości i w tym celu wchodzimy w interesującą nas wiadomość i korzystamy z zakładki „Dodaj etykietę”. Z rozwijanej listy wybieramy etykietę i klikamy Zapisz. Od tego momentu wybrana przez nas wiadomość ma nadaną etykietę.

     

  • Do czego służą Statystyki i co zawierają?

    Statystyki służą do kontroli pracy pracowników przez przełożonych. Dzięki takiemu pakietowi danych przełożeni mogą odpowiednio dzielić zadania na swoich pracowników oraz sterować czasem pracy swoich podwładnych. Szczegółowa analiza potrafi określić, którzy pracownicy najczęściej czytali i odpowiadali na maile kontrahentów.


     

  • Nie przychodzą mi nowe wiadomości. Co się stało?


    Jeśli jeszcze niedawno otrzymywali Państwo nowe wiadomości i nagle przestały one dochodzić do skrzynki, to najbardziej prawdopodobne jest to, że skończył się ustawiony dla Państwa limit skrzynki pocztowej. W takim wypadku należy skontaktować się z Help Deskiem w celu wykupienia dodatkowej przestrzeni dyskowej.

     

  • Czy jest prowadzona archiwizacja moich wiadomości w usłudze?

    Oczywiście, że tak. Backup danych jest prowadzony automatycznie raz dziennie i w razie problemów związanych z utratą danych, jesteśmy w stanie przywrócić dane z dnia poprzedniego.


     

  • Chcę pracować z moimi wiadomościami w domu/podróży. Czy to możliwe?


    Tak. Dostęp do naszej aplikacji jest możliwy z każdego miejsca na świecie pod warunkiem podłączenia komputera do Internetu. Każdy użytkownik posiada unikalne dane dostępowe i dzięki nim zaloguje się na swoje konto w usłudze Smartmail w każdym miejscu.

     

  • Czy w cenie zakupu usługi otrzymuję dostęp do aktualizacji produktu?

    Tak. Wykupując licencję na usługę Smartmail, otrzymują Państwo dostęp do aktualizacji usługi na czas nieokreślony, dzięki czemu na bieżąco możliwe jest śledzenie rozwoju naszej usługi. Wszystkie wprowadzone zmiany będą widoczne po zalogowaniu na dane konto Smartmail w zakładce Aktualności.


     

  • Czy połączenie z usługą Smartmail jest bezpieczne?


    Połączenie z usługą Smartmail jest szyfrowane protokołem SSL, który gwarantuje bezpieczeństwo i zapewnia, że nikt niepożądany nie przechwyci przetwarzanej korespondencji.

     

Globalne zarządzanie aplikacją przez przeglądarkę www
Dane statystyczne dostarczają informacji o jakości obsługi Klienta
Wszystkie wiadomości w jednym miejscu dzięki bepiecznemu archiwum
Przyspiesz obieg informacji między pracownikami dzięki usprawnionej komunikacji
Usprawnij swoją pracę przy pomocy gotowych schematów wiadomości
Filtruj i szukaj wiadomości z pomocą rozbudowanych narzędzi